Знакомые слова «делопроизводство и документооборот» кажутся вполне понятными и простыми. Вроде бы, пара пустяков, устроить производство дел, вместе с оборотом документов в своем офисе. Сказал — сделал. Засучил рукава и… Задумался, а как, в общем, это делается? Проведя несколько тяжелых часов в раздумьях, понимаешь, что уже ничего не понимаешь.
«Хорошо», — говорю я себе, — «в руках моих есть великая сила 21 века — Глобальная Сеть Интернет. Зададим вопрос Yandex или Google. У этих товарищей имеются ответы на все вопросы, ну или почти на все». Перелопатив множество сайтов корпоративных порталов (Интранет) удалось по крупице собрать интересующую меня информацию.
Журнал учета входящих документов ведется на бумажном носителе, с использованием компьютерной системы. Регистратор выполняет сохранение журнала учета входящих документов в электронном виде (так называемый электронный документооборот) на внешние носители для долговременного хранения.
Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов.
Листы журнала распечатываются каждый раз после дополнения таблицы журнала новой записью. При этом ранее распечатанный лист, не содержавший новой записи, заменяется дополненным распечатанным листом журнала и заверяется подписью ответственного за документооборот реестра лица, либо ответственного лица за операции реестра. Дополненный распечатанный лист журнала подшивается в папку листов журнала взамен того листа, что не содержит данных о новой записи.
При сшивке листов журнала учитывается, что общее количество сшитых листов журнала не должно превышать 200 штук. После сшивки 200 листов журнала заводится новая сшивка, а предыдущая сшивка опечатывается с указанием интервала входящих номеров и интервала времени ее заполнения. Аналогичный порядок ведения распространяется на ведение лицевых счетов системы ведения реестра при организации делопроизводства.
Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В исключительном случае по просьбе представившего лица могут быть выданы представленные Регистратору учредительные документы зарегистрированного юридического лица при условии замены таких документов на заверенные в установленном порядке копии этих же документов.
В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в реестр по запросу зарегистрированного лица Регистратор может выдать копии представленных документов.
